Was macht eigentlich ein:e Stagemanager:in?

Rolle, Funktion & Zuständigkeiten 

Stagemanagement bedeutet die konkrete Koordination aller Arbeitsabläufe an einer Bühne mit einem speziellen Augenmerk auf die Einhaltung des festgelegten Zeitplans. Diese Tätigkeit ist bei allen Bühnen mit einem strikten Zeitplan, mehreren Programmpunkten und Umbauten empfehlenswert. Größere Produktionen werden meist durch ausgebildete Bühnenmeister:innen / Meister für Veranstaltungstechnik betreut. Als Stagemanager:in bin ich die Schnittstelle zu den Bands, dem Produktionsteam, das im Vorfeld die technische Vorbereitung abgewickelt hat, dem Artist Care Team, welches die Bands und Künstler:innen den Tag über umsorgt, sowie den Techniker:innen. Auch die Koordination und Kommunikation von Sicherheitsmaßnahmen während einer Unterbrechung oder Evakuierung des Festivals kann zum Zuständigkeitsbereich gehören. Aufgaben und Zuständigkeiten können je nach Veranstaltung variieren und ggf. die gesamte technische Vorproduktion für die Bühne umfassen. 

Tagesablauf

Mein Arbeitstag beim MS Dockville Festival beginnt mit einem Check-In beim Produktionsteam. Hier hole ich mir mein Funkgerät, die „Laufzettel“ (zeitliche Übersicht jeder Band pro Tag) sowie die Rider (technische Anforderungen der Bands) ab und kläre ggf. kurzfristige Änderungen. Diese können sich z.B. auf die Ankunftszeiten der Bands oder Änderungen im Rider beziehen, manchmal kommt es auch zu kurzfristigen Absagen und Änderungen im Line-Up. Alle allgemeinen Infos zum Festival (Lageplan, Kontakte, Krisenfallplanung, Awareness Konzept etc.), sowie ein ausführliches Stagemanagement Briefing erhalte ich bereits vor der Veranstaltung.  

Meinen Laufzetteln, die von der Vorproduktion zusammengestellt wurden, entnehme ich einzeln alle Infos zu Ankunftszeiten (Get-In) der Bands auf dem Gelände, ihre Ladezeiten an der Bühne (Load-In), Aufbauzeiten (Set-Up des Equipments) sowie Umbauzeiten (change over auf der Bühne) und Auftrittszeiten (Stagetime). Daraus schreibe ich mir meinen eigenen Bühnen-Timetable.

Beispiel für einen Bühnen-Timetable

Timetable Butterland

Zeit / Aktivität / Band

14:15 - 15:00 Load-In Loupe

15:00 - 15:45 Changeover Loupe

15:45 - 16:30 Stagetime Loupe

15:45 - 16:30 Load-In Get Jealous

16:30 - 17:30 Changeover Get Jealous

17:30 - 18:15 Stagetime Get Jealous

17:30 - 18:15 Load-In Anda Morts

18:15 - 19:00 Change over Anda Morts

19:00 - 20:00 Stagetime Anda Morts

19:00 - 20:00 Load-In Flawless Issues

20:00 - 21:15 Changeover Flawless Issues

21:15 - 22:00 Stagetime Flawless Issues

22:00 - 23:15 Load-In BEZII

23:15 - 23:30 Changeover BEZII

23:30 - 01:00 Stagetime BEZII

Mit der zuständigen Artist Care Person bespreche ich anhand dieses Plans zu welchem Zeitpunkt ich welche Band an der Bühne brauche, damit dort nicht zu viele Leute gleichzeitig sind. Anschließend bespreche ich mit den Techniker:innen den Zeitplan und die Rider, damit wir alle auf dem gleichen Stand sind.   

Ebenso mache ich zu Schichtbeginn eine Bühnenbegehung und schaue, ob alles ordentlich aussieht, Ladewege frei sind, ggf. Kühlschränke bestückt werden müssen, Bühnenwasser und Handtücher da sind, sowie z.B. Sicherheitsinstruktionen, Megafon, Timetable und Awareness Konzept bereit liegen. Ggf. hänge ich Schilder für die Storageflächen der Backline und Gelände-Wegweiser auf. 

Richtig los geht die Arbeit mit dem Get-In und Load-In der ersten Band. Hier habe ich meine kleine Checkliste im Kopf: richtige Ansprechperson finden - kann Tourmanager:in sein oder Mitglied der Band - Zeitplan durchgehen und bestätigen lassen, die mit dem Artist Care Team besprochenen Zeiten weitergeben, Ladewege, Storage und Bühne zeigen, mit Techniker:in verknüpfen, ggf. Kontakte austauschen, Fragen klären. 

Um den Timetable einzuhalten, ist die Koordination der Lade-, Aufbau- und Umbauzeiten hinter der Bühne entscheidend: während eine Band spielt, baut die nächste ihr Equipment auf und muss pünktlich zum change over alles bereit haben, weil hier alles an Equipment und Backline der einen Band runter und alles von der nächsten Band aufgebaut, verkabelt und gecheckt werden muss. Trotz sorgfältiger Planung lassen sich Verzögerungen, z.B. durch technische Schwierigkeiten und kaputtes oder fehlendes Equipment nicht immer vermeiden. Gerade wenn der Zeitdruck steigt, ist es sehr wertvoll im engen Austausch mit den Techniker:innen zu sein, um den Umbaufortschritt und Zeitbedarf für den Line-Check (kurzer Soundcheck vor Stagetime) im Blick zu behalten und die Band auf die verbleibende Zeit hinzuweisen. Zur Stagetime muss alles fertig sein.  

Troubleshooting & Kurzfristiges

Vor jedem Auftritt vereinbare ich mit der Band ein Handzeichen, durch welches ich das Ende der Stagetime signalisiere (manche Festivals nutzen eine herunter zählende Digitaluhr auf der Bühne, die die Bands im Blick haben). Leichter ist diese Kommunikation über das FOH (Front of House), von dem aus ich eine Ansage ("5 Minuten noch") über die Monitore oder das In-ear System der Band machen kann. Diese Kommunikation übernimmt statt mir ggf. der:die Tourmanager:in der Band. Stressig wird es, wenn eine Band ihre Stagetime überzieht. Trotz sorgsamster Planung der Setlist und der Absprache mit mir kann das vorkommen. Einer Band den Strom abstellen musste ich zum Glück noch nie. 

Ein Delay - auch wenn es nur drei Minuten sind - sollte bei einem eng getakteten Timetable immer vermieden werden. Schleicht dieser sich erst einmal ein, muss das beim nächsten Umbau rausgeholt werden. Verursacht eine Band während ihres change overs ein Delay muss ich entscheiden, ob sie noch ihre geplante Set-Länge spielen können, oder pünktlich aufhören und dadurch eventuell ein bis zwei Songs streichen müssen. Das beurteile ich daran, wie ich die nächste Umbauphase einschätze. Sollte die letzte Band ein Delay haben, ist das nicht mehr relevant – außer es gibt einen Bühnen Curfew.   

Das Produktionsteam kann im Zweifelsfall in die Kommunikation mit einbezogen werden, wenn Situationen komplexer sind. Technische Schwierigkeiten und Delays sollten direkt an das Produktionsteam kommuniziert werden. 

Nachdem die letzte Band gespielt hat, endet meine Schicht beim MS Dockville damit, dass ich Bühne und Backstagebereich aufräume, alle Materialien einsammle und mein Feedback zum Tag an die Produktion bzw. das Artist Care Team weitergebe, um örtliche Gegebenheiten und Abläufe direkt optimieren zu können. 

Learnings 

Ich durfte vieles von anderen Stagemanager:innen lernen indem ich sie bei ihrer Arbeit begleitet habe und habe mir durch wachsende Erfahrung meine eigene Struktur und Arbeitsweise aufgebaut. 

Der Job besteht zu einem Großteil darin, an der Bühne als Ansprechpartner:in für die Bands bzw. deren Tourmanagement präsent zu sein und die Uhr im Blick zu behalten. Manchmal besteht mein Job aber auch daraus Musiker:innen eine Haarbürste zu leihen, oder zwei Minuten vor Stagetime los zu rennen, um eine Flasche Sekt zu holen. Jedes Event ist individuell und kann neue Herausforderungen bereithalten, die sich aber immer in einem zuverlässigen Team mit guter Kommunikation bewältigen lassen. Für den Anfang lohnt es sich definitiv erfahrene Kolleg:innen einen Tag lang zu begleiten, um einen Eindruck der verschiedenen Abläufe zu erhalten.   

Mein Weg brachte mich von der Künstler:innen Betreuung, über die Assistenz einer Stagemanagerin, zur Vorproduktion eines Festivals hin zum Management einer eigenen Bühne. Mein Anspruch ist es, dass jede Band eine gute Zeit an meiner Bühne hat und das Festival in schöner Erinnerung behält. Dafür frage ich die Bands proaktiv, was sie brauchen, achte auf einen diversitätssensiblen und freundlichen Umgang, helfe beim Load In und Change Over, bestücke die Bühne mit Handtüchern und Getränken und bin auch in hektischen Momenten ansprechbar für alle Belange. 

Das selbstständige Arbeiten in dieser verantwortungsvollen Schnittstellenfunktion macht mir besonders viel Spaß und wird immer wieder damit belohnt, dass die Bands ihren Auftritt stressfrei genießen können und die Gäste eine großartige Show erleben.  

Für den Job braucht es gleichermaßen eine ruhige, strukturierte Arbeitsweise und ein gewisses Durchsetzungsvermögen sowie die Fähigkeit den Überblick zu behalten und Entscheidungen zu treffen. Wer mit unvorhersehbaren Situationen lösungsorientiert umgehen kann, gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammenarbeitet und Spaß an den Prozessen hinter der Bühne hat, wird sich im Stagemanagement gut zurechtfinden.